Прежде всего важно определиться с общей концепцией и ее воплощением: to go или кофейня с залом обслуживания, франшиза или новый бренд, спешелти или «коммерция», основное меню, завтраки или только десерты. В это же время важно изучить кофейную сферу, проанализировать конкурентов и определить целевую аудиторию нового заведения. В этом помогут консультации у кофейных специалистов, дегустации и мастер-классы.

Рядом с творческими начинаниями идут финансы: бизнес-план, оценка размеров вложений, привлечение инвесторов или кредиты, сроки окупаемости, анализ рынка – все это нужно сделать до перехода к активной стадии открытия. На первоначальном этапе крайне важно предусмотреть наличие подушки безопасности, которая сможет покрыть базовые расходы примерно 3–4 месяца, а лучше год.

Юрист и бухгалтер – два важнейших человека в жизни предпринимателя.

Юристу стоит делегировать договорную работу, регистрацию бизнеса, получение лицензии, проверку помещения на соответствие законодательству, работу с госорганами и с внутренней документацией, которой будет очень много: от приказа на назначение руководителя до контрактов с поставщиками.

Бухгалтер возьмет на себя счета, оплату налогов и взносов, частично трудовые отношения – тут все по договоренности. Бухгалтеру лучше приступить к работе еще до регистрации компании, чтобы он помог выбрать систему налогообложения, вовремя начал подавать отчетность, платить налоги и взносы.

Если у человека нет юридического образования, совсем не значит, что ему нельзя поручить, скажем, регистрацию компании. В бумажно-государственных делах есть множество задач, решать которые позволяют опыт и коммуникации, а не диплом. При выборе таких специалистов следует полагаться на отзывы и рекомендации. Кстати, юрист не обязательно должен быть один: многопрофильных специалистов, которые одинаково хорошо разбираются в договорах и в получении лицензии, не так много.

На этом этапе предстоит сделать выбор между ИП и ООО, заполнить документы, подать их на регистрацию, выбрать систему налогообложения. Регистрация в налоговой занимает 5 рабочих дней, подробнее про это мы рассказали здесь.

После регистрации ИП или ООО необходимо открыть в банке расчетный счет, обзавестись кассой и эквайрингом. Подробнее про работу с банками мы рассказали здесь.

Помещение кофейни может быть арендовано, а может находиться в собственности у основателя. В любом из случаев важно обратить внимание на такие моменты:

• Проходимость места и доступность помещения.
• Ближайшие соседи: если в кофейне планируется реализация алкоголя, то рядом не должно быть больниц, школ, детских садов. Подробнее об этом рассказали здесь.
• Помещение должно соответствовать плану БТИ, у собственника должны быть в порядке правоустанавливающие документы, все планировки и пристройки должны быть узаконены. Любые незаконные строения при первой же проверке муниципальных органов могут быть снесены. Потери кофейне возмещать никто не станет.
• Соответствие помещения требованиям Госпожнадзора, Роспотребнадзора; наличие уборных, вентиляции, кухни.
• Возможность установить террасу и вывеску на фасад здания – это можно сделать не во всех зданиях.

Здесь же нужно узнать про коммунальные платежи: кому, куда, когда и сколько платить.

Самое важное с юридической точки зрения на этой стадии – договоры с ремонтниками, согласование перепланировок, проверка соблюдения рабочими законодательства: от графика проведения шумных работ до правильной организации системы вентиляции, электрики, водоснабжения. Обратиться к услугам дизайнера – всегда хорошая идея: мебель правильных форм, освещение, декор в зале влияют на поведение гостя.

Здесь важно различать категории:

• Название ООО. Юридическим языком – фирменное наименование Общества. К нему у закона есть отдельные требования, про которые мы рассказывали здесь.
• Название кофейни и логотип. Название (оно же коммерческое обозначение) – это словесное обозначение или шрифтовая композиция, любое сочетание букв и шрифта. Логотип – изобразительная и комбинированная с текстом композиция.

Перед тем как утверждать название кофейни и логотип, важно проверить, не запатентованы ли они. Обычно, когда говорят про патентование названия и логотипа, хотят зарегистрировать товарный знак и получить в Роспатенте свидетельство. Например, кофейню с названием и логотипом Rockets открыть уже нельзя, это запатентованный товарный знак, на котором есть и логотип, и название.

Если вы оказались первым, кому в голову пришли название и логотип, их также можно запатентовать – этот объемный и трудоемкий процесс достоин отдельной инструкции (которую мы обязательно в скором времени сделаем). Использование запатентованных товарных знаков незаконно. С нарушителями можно встретиться в суде и взыскать компенсацию.

На стартовом этапе будут необходимы следующие договоры:

• аренды или покупки помещения;
• договор на оказание услуг;
• трудовые договоры;
• договор на обслуживание в банке;
• договор купли-продажи или аренды оборудования – их важно заключить, даже если кофемашина нашлась на «Авито»;
• договоры поставки.

Сарафанное радио, «Авито», «Профи.ру», профессиональные чаты в соц сетях – источников для поиска поставщиков много. Но даже при наличии хороших рекомендаций не стоит забывать о проверке всех контрагентов. Подробнее про это мы рассказывали здесь.

Сотрудничество с работниками может быть устроено по гражданско-правовому договору (например, по договору об оказании услуг) или по трудовому договору, который для кофейни обернется большим количеством обязанностей, преимущественно финансовых.

За ними (как минимум для составления шаблона трудового договора) лучше обратиться к юристу: это важно потому, что российское законодательство защищает работника несколько больше, чем работодателя. Хороший юрист подскажет, когда со специалистом легко работать по договору на оказание услуг, а когда никак не обойтись без трудового.

К этой же теме отнесем оформление медицинских книжек для всех сотрудников, которые будут обслуживать гостей, а также отдельных документов для иностранных работников. Оформить документы нужно до продажи гостю той самой первой чашки кофе.

Все креативные вопросы (соцсети, реклама, SMM) проще отдать на аутсорс, не нанимая сотрудников в штат. С юридической точки зрения важно, чтобы владельцы кофейни всегда имели доступ к соцсетям. Нередки случаи, когда обидчивые SMM-менеджеры при увольнении забирали с собой пароли от соцсетей и их ведение приходилось начинать сначала.

Важно следить за публикациями в соцсетях и СМИ, контент-план должен быть построен с учетом закона о рекламе и авторских прав (например, использование чужих фотографий без указания автора может повлечь за собой судебные разбирательства).

ТЗ для SMM- и PR-менеджеров важно прописать в договоре, а не только обговорить на словах: три поста в соцсети в неделю, количество публикаций в СМИ, ответы на отзывы, проведение пресс-ланчей – фиксируем все.

ХАССП (в английской транскрипции HACCP – Hazard Analysis and Critical Control Points) – принципы, на основании которых разрабатываются документы, позволяющие на всем протяжении работы кофейни организовать качественную и безопасную работу персонала и изготовление продукции.

Разрабатывать и внедрять ХАССП обязательно по закону. Требования установлены в следующих нормативных актах:

• ТР ТС 021/2011 «О безопасности пищевой продукции»;
• СанПиН 2.3/2.4.3590-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организации общественного питания населения».

ХАССП позволяет проанализировать соблюдение санитарных правил, проконтролировать помещения на соблюдение требований законодательства, проверить наличие и качество оборудования, выявить проблемные точки заведения и установить правила контроля за ними, разработать чек-листы для контроля персонала.

Разработкой и внедрением ХАССП можно заняться самостоятельно, а можно поручить специализированным компаниям – в любом случае это важно сделать до начала работы кофейни. Проверить правильность разработки можно с помощью методических рекомендаций Роспотребнадзора.

Если в кофейне планируется продажа алкоголя, кроме пива и сидра, важно получить лицензию. О ней мы рассказывали здесь.

Нельзя просто так взять и включить радио или Spotify в кофейне. Привычные стриминговые сервисы предназначены исключительно для некоммерческого использования.

Есть два платных способа законно включать музыку в баре или кафе: договор с государственным посредником РАО (Российское авторское общество) и ВОИС (Всемирная организация интеллектуальной собственности) либо с другой компанией-посредником. Стоимость зависит от площади заведения и количества посадочных мест.

Бесплатные варианты тоже существуют. Можно включать песни с открытой лицензией Creative Commons или песни с истекшим авторским и смежным правом либо заключить договор напрямую с правообладателем.

Все юрлица, которые предоставляют услуги, должны оформить уголок потребителя. Информация о компании должна быть изложена в наглядной и доступной форме. Требования к уголку потребителя регламентируют ст. 8 ЗОЗПП, ст. 9 ЗОЗПП, ст. 10 ЗОЗПП, ст. 495 ГК РФ, Приказ Минпромторга РСФСР от 28.09.1973 № 346.
Проверкой уголка занимается Роспотребнадзор, он же фиксирует ошибки и выписывает штраф, предусмотренный статьей 14.5 КоАП РФ.

За пару дней до старта работы нужно в письменной форме уведомить Роспотребнадзор о начале работы. Во время работы в кофейню могут заглядывать и совсем не на кофе: прокуратура, Госпожнадзор, Роспотребнадзор, налоговая и трудовая инспекции. Их проверки могут быть плановые и внеплановые. Первая категория проверок в 2022 году запрещена (об этом мы подробнее рассказали здесь), внеплановые проверки могут быть назначены по заявлению граждан.