Запуск кофейни – это не только процесс, требующий глубокого понимания кофе как продукта и умения его готовить, но еще и сложная бизнес-задача, которая требует точного планирования и контроля бюджета. В этом контексте составление сметы – ключевой шаг на пути к созданию успешного бизнеса.

Смета помогает оценить стартовые и текущие расходы, а также спрогнозировать доходы. Это позволяет понять, сколько денег понадобится на запуск и поддержание работы проекта, когда ожидать от него окупаемость и каковы перспективы его роста. Составление сметы – не разовый процесс. Это работа, которая требует постоянного анализа и корректировки. Рынок, цены на сырье, зарплаты сотрудников, арендная плата – все эти факторы могут меняться, и ваша задача – учитывать эти изменения в своих расчетах.

В этом гайде мы поговорим о том, как правильно составить смету для кофейни – от определения стартовых инвестиций до анализа и корректировки бюджета. Мы рассмотрим все основные статьи расходов и доходов, дадим советы по их учету и покажем, как использовать эту информацию для принятия обоснованных бизнес-решений.

Перед тем как открыть кофейню, важно точно рассчитать стартовые инвестиции. Это поможет понять, сколько денег вам понадобится на запуск бизнеса, и позволит правильно планировать бюджет.

Самой большой статьей расходов при открытии кофейни, как правило, становится оборудование. Стоимость кофемашины, мельницы для кофе, холодильников, фильтра, печи для выпечки и других устройств может составить значительную сумму. Здесь важно взвесить все за и против покупки или аренды оборудования. Покупка может обойтись дороже, чем аренда, но в долгосрочной перспективе это может быть выгоднее. Аренда, с другой стороны, может снизить стартовые расходы.

Следующая большая статья расходов – ремонт и обустройство помещения под кофейню. Стоимость этих работ может сильно варьироваться в зависимости от страны открытия, города, локации, состояния арендуемого помещения, его размеров и ваших планов, пожеланий и ожиданий. Важно учесть все нюансы: от стоимости строительных и отделочных материалов до работы дизайнера и мастеров.

Не менее важной статьей расходов станет и покупка первичного инвентаря и сырья: кофе, молока, чая, сахара, выпечки и т. д. Не забудьте также учесть расходы на посуду, упаковку для напитков и еды навынос, чистящие средства и другие расходные материалы.

Все эти расходы важно учесть на стадии планирования бюджета. Это поможет избежать неожиданных расходов в процессе запуска кофейни.

Совладелец кофейни «Эрна» Богдан Прокопчук рассказывает, как его команда составляла смету и список оборудования для бара по собственным желаниям, так как у ребят уже был опыт и они знали, что должно быть в баре. Список оборудования составляли, отталкиваясь от меню, собирали отзывы и изучали кухни других проектов.

«Ремонт – самый опасный блок сметы, – рассказывает Прокопчук, – так как сложно точно спрогнозировать итог, всегда есть подводные камни. Лучше опросить коллег, кто сколько потратил, и взять среднее значение и добавить 30% сверху. Мы искали бригаду на сайте "Ремонтник.ру" и в целом не ошиблись. По мебели обычно дается бюджет архитектору, а если такого специалиста нет, то считается предполагаемое количество мест, делается расстановка и вручную подбирается мебель из интернета. Мы сделали именно так. Архитектор помог выстроить логику, использовать мебель, которая у нас была. Барную стойку сделали на заказ».

Про свой опыт составления сметы рассказывает совладелица кофеен «Энергия» Анастасия Годунова: «Мы опирались на наши возможности. В первую очередь рассчитали затраты на аренду, ремонт, оборудование и мебель. Кроме того, мы учли форс-мажорные обстоятельства и выделили сумму для непредвиденных расходов. В итоге мы потратили на это примерно полмиллиона рублей. Например, на протяжении строительства мы столкнулись с внезапной реконструкцией фасада дома, он у нас старый, 1954 года постройки. Фасадная стена обрушилась, и вместо кухонной стены у нас была дырка, через которую виднелось небо. Хотя фактически мы не были ответственны за это происшествие, ожидание финансирования от города или других источников привело бы к еще большим расходам. В результате мы справились с этой проблемой самостоятельно».

Помимо стартовых инвестиций, важно учесть и ежемесячные расходы, которые будут возникать в процессе работы кофейни. Они составляют значительную часть бюджета и влияют на общую рентабельность бизнеса.

Персонал – сердце любой кофейни. Без квалифицированных бариста, менеджеров и поваров невозможно обеспечить высокое качество обслуживания.

Зарплата сотрудников и расходы на их обучение – одна из основных статей ежемесячных расходов. При этом важно не только учесть зарплату, но и возможные бонусы, премии и стоимость обучения.

Еще одной значительной статьей расходов станет аренда и оплата коммунальных услуг. Стоимость аренды может сильно варьироваться в зависимости от местоположения кофейни, размера помещения и его состояния. Коммунальные платежи также могут существенно увеличить ежемесячные расходы, особенно в холодное время года.

Регулярная закупка продуктов и сырья – еще один важный элемент бюджета. Стоимость кофе, молока, чая, выпечки и других необходимых ингредиентов может значительно варьироваться в зависимости от выбранного поставщика, объема закупок и качества продуктов, внешней обстановки и ограничений.

Наконец, не забывайте про расходы на маркетинг и рекламу. Продвижение вашей кофейни, создание сайта, управление социальными сетями, распечатка меню и рекламных брошюр – все это также требует определенных инвестиций.

Богдан Прокопчук в числе кадровых затрат для «Эрны» выделяет работу архитектора, графического дизайнера, строителя, консультанта, бухгалтера, юриста. Рыночные цены на оплату этих специалистов можно найти в интернете и использовать в качестве ориентира.

«Первоначальный заказ продукции и расходников можно планировать, предполагая продажи на неделю, – считает Прокопчук. – Список товаров для первого заказа лучше рассчитать с запасом на 30%. Фонд оплаты труда (ФОТ) можно определить, исходя из средних цифр по рынку или определенной системы начисления. Желательно иметь ФОТ на четыре месяца вперед с запасом. Операционные затраты на открытие включают вашу зарплату за период открытия и работы. Здесь все зависит от вас: насколько быстро вы хотите вернуть вложенные средства, сохранив при этом мотивацию. Также стоит учесть подушку безопасности. Предполагайте, что в течение двух-трех месяцев вы, возможно, не сможете заработать».

При планировании бюджета кофейни важно определить и ожидаемые доходы. Это поможет понять, насколько рентабельным будет бизнес.

Чтобы определить средний чек, вы должны знать, сколько в среднем клиенты тратят в вашем заведении за одно посещение. Это значение можно получить, посетив конкурентов или проведя маркетинговое исследование. Количество клиентов можно прогнозировать на основе анализа чеков в кофейнях-конкурентах, населения в районе, где будет располагаться кофейня, и оценки потенциального трафика.

Определение среднего чека при помощи конкурентного анализа может включать в себя следующие шаги:

1. Посетите кофейни-конкуренты. Важно выбрать конкурентов, которые наиболее совпадают с вашей предполагаемой бизнес-моделью. Попробуйте различные напитки и блюда в их меню, чтобы получить представление о ценах и качестве.
2. Изучите меню. Помимо посещения кофеен, вы также можете изучить их меню в интернете. Это даст вам представление о ценовом диапазоне продуктов и позволит рассчитать, сколько клиенты тратят за одно посещение.
3. Проведите исследование. Возможно, вам придется провести небольшое маркетинговое исследование, опрашивая потенциальных клиентов, сколько они обычно тратят в кофейне.

Прогнозирование количества клиентов – сложная задача, но следующие шаги помогут в этом:

1. Изучение населения района. Посмотрите статистику по населению локации, где вы планируете открыть кофейню. Подумайте о возрастной сегментации, уровне дохода и образе жизни этих людей. Это поможет вам оценить, сколько гостей будет посещать вашу кофейню.
2. Анализ трафика. Оцените, как много людей ежедневно проходят мимо планируемого места расположения кофейни. Это можно сделать, наблюдая за уличным движением в разное время дня и недели или используя данные о трафике, если они доступны.
3. Посещаемость схожих мест. Вы также можете посмотреть на данные о посещаемости схожих заведений в вашем районе. Это даст вам некоторую базу для оценки возможного количества посетителей.
4. Размер населения и конкуренция. Наконец, важно учитывать размер населения в данной местности и количество конкурирующих кофеен. Если район насыщен такими заведениями, возможно, вам потребуется больше времени и усилий, чтобы привлечь постоянных клиентов. Относительно большое количество жителей в районе, при условии низкого уровня конкуренции, может обещать высокую проходимость для вашей кофейни.

Учет этих факторов поможет вам создать более точный прогноз по количеству клиентов, что важно для понимания потенциальных доходов и планирования сметы.

Соосновательница российских кофеен FOB’S и белорусских Varka Анастасия Шостак делится методами анализа локации перед открытием новой кофейни с учетом посетительского трафика и числа чеков: «При выборе места для будущей кофейни мы основательно изучаем конкурентов. Анализируем, сколько и какие кофейни уже работают рядом. Посещаем каждую из них, делаем там заказ и берем чек. Делаем это утром, вечером, а затем повторяем на следующий день».

Благодаря чекам, на которых указан порядковый номер, можно увидеть, сколько заказов было сделано в течение дня. Например, утром это может быть 20-й чек, а вечером – 84-й. Иногда внутренняя система обнуляет счет чеков ежедневно, и тогда там указано либо общее количество чеков за отчетный период – месяц, либо с самого открытия этой кофейни.

«Когда мы анализируем два конкурирующих заведения и видим, что каждое из них выдает примерно 100–120 чеков в день, мы понимаем, что потенциал нашей кофейни большой, – добавляет Шостак. – Если же одно кафе выдает около 60 чеков, а другое – около 40, мы предполагаем, что наше заведение вряд ли сможет превысить эти показатели. В таком случае открытие заведения в этой локации становится нерациональным. Если в одном районе расположено множество кофеен и каждая из них имеет высокий трафик – это отлично. Но если множество кофеен выдает небольшое количество чеков, то это говорит о низком потенциале локации. Как мы говорим, “пирог гостей” в этом случае просто разделен между существующими заведениями. В таких условиях лишь часть клиентов могут перейти в нашу кофейню, а остальные предпочтут остаться у привычных для них проектов».

Прогнозирование продаж включает в себя изучение рынка, покупательского поведения и трендов, а также оценку конкуренции. Это важно, чтобы вы могли составить реалистичный прогноз. Можно использовать данные отраслевых ассоциаций, исследовательских агентств или государственную статистику.

Используйте готовые шаблоны сметы для кофейни. Это поможет понять основные позиции расходов и структуру сметы. Такие шаблоны можно найти в интернете или обратиться к профессиональным организациям, работающим в области открытия и управления кофейными бизнесами.

Персонализируйте шаблон. Когда вы найдете подходящий шаблон, адаптируйте его под свои конкретные потребности. Изучите каждую позицию расходов и учтите их в контексте вашего бизнеса. Помните, что каждая кофейня уникальна, поэтому важно настроить смету под свои особенности.

Составьте примерную смету. Используя шаблон и адаптируя его, составьте примерную смету для вашей кофейни. Учтите все основные затраты, такие как аренда помещения, оборудование, сырье, персонал, маркетинг и прочие расходы. Будьте внимательны и точны при оценке стоимости каждой позиции.

Анастасия Годунова советует тем, кто впервые открывает свое дело и составляет смету, обратиться к профессионалам и получить консультацию у специалистов, которые имеют опыт в подобных проектах и могут правильно оценить затраты. Никто не может полностью предсказать все риски, связанные с окружающей обстановкой и условиями, на которые мы не можем влиять. Однако некоторые аспекты можно предусмотреть. Эксперт добавляет, что, например, оборудование может иметь длительные сроки доставки, поэтому его необходимо заказывать заранее и начинать строительство соответствующим образом. Процесс составления сметы требует внимания к деталям и планирования. Специалисты помогут сократить риски и грамотно спланировать все этапы вашего проекта.

В любом деле могут появиться новые вводные, измениться внутренние или внешние условия, планы и цели. Поэтому регулярный анализ и корректировка сметы помогут принимать адекватные решения и эффективно управлять финансами вашей кофейни. Будьте готовы к изменениям и гибко реагируйте на новые условия, чтобы обеспечить финансовую стабильность и успех своего бизнеса.