Практикум: как заключить трудовой договор с сотрудником
Рассказываем, какие существуют этапы при заключении трудового договора с сотрудником, как оформить иностранца и что будет, если все это не сделать
Автор: Павел Лазутченко
04.04.2023
Автор: Павел Лазутченко
04.04.2023
Заключение трудового договора с сотрудником – обязанность каждого работодателя. Обычно такой договор заключается в письменной форме не позднее трех дней с момента допуска работника к исполнению обязанностей.
Разбираем, на что обратить внимание при заключении трудового договора, какие документы и действия для этого потребуются. Обсудим способы уклонения от заключения трудового договора, оценим их эффективность и последствия. Отдельно расскажем о процедуре трудоустройства на удаленку и найме граждан, подлежащих воинскому учету.
Изложить в одной статье все тонкости процесса трудоустройства и порядок заполнения отдельных форм невозможно: все же указанные задачи выполняются профессиональным специалистом, отвечающим за работу с кадрами. Однако, если вы только начинаете свое дело и потребность в сотрудниках у вас есть, а возможности использовать кадровика нет, эта статья окажется незаменимой.
Что такое трудовой договор, зачем и как его заключать (и что будет, если этого не сделать)
Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязан выполнять трудовую функцию, а работодатель – оплатить труд и обеспечить его надлежащие условия.
Часто от работников можно услышать: «Я работал без [трудового] договора». Это заблуждение, поскольку работать без договора невозможно. Так, российское трудовое законодательство предусматривает гарантии и защиту работникам – договор заключается ровно в тот момент, когда работодатель допустил работника к выполнению обязанностей. При этом не имеет никакого значения, что между сторонами нет подписанных документов – такой договор считается заключенным по умолчанию, просто он не оформлен в письменном виде.
Выражение трудового договора в непосредственно письменной форме – обязанность работодателя. При этом отсутствие документа не влияет на права работника. По этой причине уклонение работодателя от заключения трудового договора в письменной форме не поможет ему, а во многих ситуациях даже осложнит положение. В случае спора сотрудник скорее докажет правоту – любые сомнения трактуются судом в пользу работника.
Также в практике часто встречаются попытки подмены трудового договора подрядом, оказанием услуг, выполнением работ и иными соглашениями, обычно именуемыми договорами гражданско-правового характера. Таким образом, работодатели пытаются доказать, что сотрудник не устраивался на работу, а просто «оказывал услуги и выполнял другие задачи», а значит, не можете претендовать на социальные гарантии (отпуск, больничный, утраченный заработок).
Но к желаемому результату такие попытки также не приводят. Документ можно озаглавить как угодно, однако, если выполняемые работником действия отвечают признакам трудовых отношений, такое соглашение будет признано трудовым договором.
Статья 15 ТК РФ
[...] Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.
Отдельно предусмотрена ответственность работодателя за уклонение от заключения трудового договора.
Пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ
Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 до 20 тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 5 до 10 тысяч рублей; на юридических лиц – от 50 до 100 тысяч рублей.
С учетом изложенного при допуске сотрудника к работе работодатель обязан заключить трудовой договор в письменной форме. Обратное может повлечь неприятности для самого работодателя – штрафы и проверки трудовой инспекции.
Часто от работников можно услышать: «Я работал без [трудового] договора». Это заблуждение, поскольку работать без договора невозможно. Так, российское трудовое законодательство предусматривает гарантии и защиту работникам – договор заключается ровно в тот момент, когда работодатель допустил работника к выполнению обязанностей. При этом не имеет никакого значения, что между сторонами нет подписанных документов – такой договор считается заключенным по умолчанию, просто он не оформлен в письменном виде.
Выражение трудового договора в непосредственно письменной форме – обязанность работодателя. При этом отсутствие документа не влияет на права работника. По этой причине уклонение работодателя от заключения трудового договора в письменной форме не поможет ему, а во многих ситуациях даже осложнит положение. В случае спора сотрудник скорее докажет правоту – любые сомнения трактуются судом в пользу работника.
Также в практике часто встречаются попытки подмены трудового договора подрядом, оказанием услуг, выполнением работ и иными соглашениями, обычно именуемыми договорами гражданско-правового характера. Таким образом, работодатели пытаются доказать, что сотрудник не устраивался на работу, а просто «оказывал услуги и выполнял другие задачи», а значит, не можете претендовать на социальные гарантии (отпуск, больничный, утраченный заработок).
Но к желаемому результату такие попытки также не приводят. Документ можно озаглавить как угодно, однако, если выполняемые работником действия отвечают признакам трудовых отношений, такое соглашение будет признано трудовым договором.
Статья 15 ТК РФ
[...] Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.
Отдельно предусмотрена ответственность работодателя за уклонение от заключения трудового договора.
Пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ
Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 до 20 тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 5 до 10 тысяч рублей; на юридических лиц – от 50 до 100 тысяч рублей.
С учетом изложенного при допуске сотрудника к работе работодатель обязан заключить трудовой договор в письменной форме. Обратное может повлечь неприятности для самого работодателя – штрафы и проверки трудовой инспекции.
Документы, необходимые для заключения трудового договора
Закон предусматривает наличие ряда документов, которые работодатель обязан получить от соискателя, – об этом подробно указано в статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации.
Важно отметить, что работники предприятий общественного питания обязаны проходить медицинский осмотр. К лицам, подлежащим обязательному медицинскому осмотру при устройстве на работу, относятся работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей (часть 2 статьи 220 ТК РФ). Расходы на прохождение медосмотра возлагаются на работодателя.
Закон также предусматривает ответственность за допуск работника без проведения медицинского осмотра.
Часть 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ
[Штраф для] индивидуального предпринимателя – в размере от 15 до 25 тысяч рублей; [для] юридического лица – в размере от 110 до 130 тысяч рублей.
За повторное нарушение законодательства в этой области предусмотрены более строгие штрафы.
Важно отметить, что работники предприятий общественного питания обязаны проходить медицинский осмотр. К лицам, подлежащим обязательному медицинскому осмотру при устройстве на работу, относятся работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей (часть 2 статьи 220 ТК РФ). Расходы на прохождение медосмотра возлагаются на работодателя.
Закон также предусматривает ответственность за допуск работника без проведения медицинского осмотра.
Часть 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ
[Штраф для] индивидуального предпринимателя – в размере от 15 до 25 тысяч рублей; [для] юридического лица – в размере от 110 до 130 тысяч рублей.
За повторное нарушение законодательства в этой области предусмотрены более строгие штрафы.
Содержание трудового договора и необходимые действия по его заключению
Трудовой договор должен содержать сведения о сторонах, его заключивших, о характере труда и условиях, месте работы, графике и условиях оплаты труда. Точные требования изложены в статье 57 ТК РФ.
Часто условия труда также изложены во внутренних актах работодателя (должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка и другие документы).
В том случае, если вы владеете малым бизнесом, можете воспользоваться типовой формой трудового договора, которая утверждена правительством. При заключении такого договора не потребуется издавать дополнительные локальные нормативные акты.
Для трудоустройства сотрудника потребуется выполнить такие действия:
Часто условия труда также изложены во внутренних актах работодателя (должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка и другие документы).
В том случае, если вы владеете малым бизнесом, можете воспользоваться типовой формой трудового договора, которая утверждена правительством. При заключении такого договора не потребуется издавать дополнительные локальные нормативные акты.
Для трудоустройства сотрудника потребуется выполнить такие действия:
- получить от соискателя документы;
- подписать трудовой договор;
- ознакомить сотрудника с внутренними актами (если они есть);
- издать приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1);
- внести запись в трудовую книжку (если ведется);
- направить уведомление в Социальный фонд России (форма TAC-1).
Трудоустройство на удаленку
Такой способ официально называется дистанционной работой. Порядок оформления сотрудника тут практически полностью повторяет уже рассмотренный, но имеет свою специфику.
Так, сам трудовой договор может быть подписан путем обмена электронными документами. Закон указывает, что при таком обмене необходимо использовать электронные подписи, однако допустимы и иные способы, позволяющие достоверно установить лицо, подписавшее документы. Представляется, что при таких условиях допустим и обычный обмен отсканированными копиями подписанного трудового договора.
В трудовом договоре с удаленным сотрудником необходимо также предусмотреть ряд особенностей:
Важно отметить, что, по мнению Минтруда, невозможно трудоустройство удаленного сотрудника, выполняющего свои обязанности за пределами России (письмо Минтруда России от 09.09.2022 N 14-2/ООГ-5755).
Так, сам трудовой договор может быть подписан путем обмена электронными документами. Закон указывает, что при таком обмене необходимо использовать электронные подписи, однако допустимы и иные способы, позволяющие достоверно установить лицо, подписавшее документы. Представляется, что при таких условиях допустим и обычный обмен отсканированными копиями подписанного трудового договора.
В трудовом договоре с удаленным сотрудником необходимо также предусмотреть ряд особенностей:
- порядок взаимодействия работодателя и работника, способ общения и сроки ответов;
- порядок предоставления отпусков;
- порядок и компенсацию за использование оборудования и ПО;
- режим рабочего времени, продолжительность и периодичность;
- условия и порядок вызова работника для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.
Важно отметить, что, по мнению Минтруда, невозможно трудоустройство удаленного сотрудника, выполняющего свои обязанности за пределами России (письмо Минтруда России от 09.09.2022 N 14-2/ООГ-5755).
Трудоустройство военнообязанного сотрудника
Отдельно стоит обсудить действия работодателя по устройству на работу лица, подлежащего воинскому учету.
Важно понимать, что работодатель обязан осуществлять целый комплекс мер по учету и обработке данных, а также по своевременному направлению сведений в военный комиссариат муниципального образования.
В частности, работодатель обязан назначить сотрудника, отвечающего за военный учет. Если в компании трудоустроены 500 человек, то для такой работы нанимается отдельный специалист. Указанный сотрудник обязан заполнять специальную форму на каждого сотрудника, подлежащего учету (форма № 10), вести специальную картотеку, готовить списки граждан, пребывающих в запасе, вести журнал проверок и ежегодно издавать приказ об организации воинского учета граждан. Кроме того, в течение двух недель с момента трудоустройства данные о новом сотруднике должны быть направлены в военный комиссариат.
На практике указанные процедуры игнорируются практически каждым работодателем, за исключением государственных учреждений и крупного бизнеса. Обусловлено это редкими проверками и минимальными штрафами по их результатам.
Так, штрафы за несоблюдение правил воинского учета не превышают 5 000 ₽, а чаще всего составляют от 1 000 до 3 000 ₽. Никакой другой ответственности, включая уголовную, за такие нарушения не предусмотрено, даже если не выполнять требования военных комиссариатов годами.
Представляется, что в ближайшей перспективе законодательство в этой области изменится, в частности будет введена более строгая ответственность и военкоматы начнут ближе взаимодействовать с государственными органами на предмет актуальности передаваемых данных. Но на момент написания статьи законодательство остается крайне лояльным в отношении трудоустройства военнообязанных, санкции за нарушение процедуры приведены в статьях 21.1–21.7 КоАП РФ.
Важно понимать, что работодатель обязан осуществлять целый комплекс мер по учету и обработке данных, а также по своевременному направлению сведений в военный комиссариат муниципального образования.
В частности, работодатель обязан назначить сотрудника, отвечающего за военный учет. Если в компании трудоустроены 500 человек, то для такой работы нанимается отдельный специалист. Указанный сотрудник обязан заполнять специальную форму на каждого сотрудника, подлежащего учету (форма № 10), вести специальную картотеку, готовить списки граждан, пребывающих в запасе, вести журнал проверок и ежегодно издавать приказ об организации воинского учета граждан. Кроме того, в течение двух недель с момента трудоустройства данные о новом сотруднике должны быть направлены в военный комиссариат.
На практике указанные процедуры игнорируются практически каждым работодателем, за исключением государственных учреждений и крупного бизнеса. Обусловлено это редкими проверками и минимальными штрафами по их результатам.
Так, штрафы за несоблюдение правил воинского учета не превышают 5 000 ₽, а чаще всего составляют от 1 000 до 3 000 ₽. Никакой другой ответственности, включая уголовную, за такие нарушения не предусмотрено, даже если не выполнять требования военных комиссариатов годами.
Представляется, что в ближайшей перспективе законодательство в этой области изменится, в частности будет введена более строгая ответственность и военкоматы начнут ближе взаимодействовать с государственными органами на предмет актуальности передаваемых данных. Но на момент написания статьи законодательство остается крайне лояльным в отношении трудоустройства военнообязанных, санкции за нарушение процедуры приведены в статьях 21.1–21.7 КоАП РФ.