Нужно тщательно выбирать поставщиков и регулярно с ними взаимодействовать: это может способствовать более гибким и выгодным условиям сотрудничества. Так, в Казахстане часто можно получить особые условия, просто поддерживая дружелюбные отношения: договориться об оптовой цене при объеме ниже установленной нормы, о доставке по сниженному тарифу или вовсе бесплатно. При выборе поставщика также стоит обратить внимание на сервис. Если компания пренебрегает обслуживанием, в форс-мажорной ситуации входить в ваше положение она не будет: перенести поставку на другой день или время, изменить объем заказа после его формирования не получится.
Важно сохранять баланс между ценой и качеством: не всегда самые дешевые продукты выгодны в конечном итоге. Например, можно купить недорогое масло для круассанов, но это значительно повлияет на вкус готовой продукции и продажи упадут.
При заказе ингредиентов стоит учитывать и складские возможности кофейни: контрагенты часто предоставляют скидки при заказе большего объема товара, что не всегда на руку небольшим кофейням. Например, более дешевое по цене молоко доставляют только при заказе определенного количества и объема позиций, а если вам негде его хранить, есть риск просрочки.
Еще одна возможность рационализации – найм закупщика в штат или на аутсорс. Такой сотрудник занимается поиском выгодных предложений и надежных поставщиков. Его профессиональный подход к запасам значительно снизит расходы кофейни. Платить такому сотруднику выгоднее, чем работать без него: специалисты могут выбивать лучшие цены и скидки, искать качественный товар и комфортные условия доставки. Особенно если у кофейни, помимо бара, есть кухня и необходимо регулярно выгодно закупать продукты для блюд из меню.