В кофейной индустрии, как и в любом другом бизнесе, для обеспечения рентабельности необходимо постоянно отслеживать и сокращать затраты. Для этого необходимо вести подсчеты доходов и расходов – финансовую модель. В этом документе, помимо выручки, фиксируются затраты на аренду, персонал, закупку сырья и инвентаря, коммунальные услуги, налоги и т. д. Анализировать информацию желательно не реже чем раз в месяц, чтобы вовремя понять, где проседает бюджет кофейни.

Одна из наиболее объемных статей расходов – закупки. Здесь идет речь не только об ингредиентах для напитков и блюд, но и о расходных одноразовых материалах, хозтоварах, средствах для ухода за оборудованием.

Управляющая Tseh Bakery&Coffee в Астане (Казахстан) Гульхан Канапина уделяет особое внимание процессу заказа и логистике. По ее мнению, правильно спланированные закупки значительно снижают расходы кофейни. Для качественной работы с запасами важно отслеживать продажи, списания и соблюдение рецептур. Проанализируйте, сколько позиций каждого товара продается в определенный день недели в течение месяца, заложите 15–20% запаса, округлите – получится средний показатель на каждый день продаж. Учитывайте праздники: кофейни в ТРЦ в такие дни делают выручку больше обычного. Проверьте, соблюдается ли рецептура приготовления напитков, не тратится ли больше ингредиентов, чем указано в рецептурной карте. Например, в работе с сиропами разница даже в 5–10 миллилитров в конце месяца может дать большой перерасход. Такой чекап желательно проводить не реже чем раз в неделю, по нескольким позициям меню.

Нужно тщательно выбирать поставщиков и регулярно с ними взаимодействовать: это может способствовать более гибким и выгодным условиям сотрудничества. Так, в Казахстане часто можно получить особые условия, просто поддерживая дружелюбные отношения: договориться об оптовой цене при объеме ниже установленной нормы, о доставке по сниженному тарифу или вовсе бесплатно. При выборе поставщика также стоит обратить внимание на сервис. Если компания пренебрегает обслуживанием, в форс-мажорной ситуации входить в ваше положение она не будет: перенести поставку на другой день или время, изменить объем заказа после его формирования не получится.

Важно сохранять баланс между ценой и качеством: не всегда самые дешевые продукты выгодны в конечном итоге. Например, можно купить недорогое масло для круассанов, но это значительно повлияет на вкус готовой продукции и продажи упадут.

При заказе ингредиентов стоит учитывать и складские возможности кофейни: контрагенты часто предоставляют скидки при заказе большего объема товара, что не всегда на руку небольшим кофейням. Например, более дешевое по цене молоко доставляют только при заказе определенного количества и объема позиций, а если вам негде его хранить, есть риск просрочки.

Еще одна возможность рационализации – найм закупщика в штат или на аутсорс. Такой сотрудник занимается поиском выгодных предложений и надежных поставщиков. Его профессиональный подход к запасам значительно снизит расходы кофейни. Платить такому сотруднику выгоднее, чем работать без него: специалисты могут выбивать лучшие цены и скидки, искать качественный товар и комфортные условия доставки. Особенно если у кофейни, помимо бара, есть кухня и необходимо регулярно выгодно закупать продукты для блюд из меню.

Основательница кофейни «Альпака и кофе» Аня Кертанова рассказывает, как можно меньше платить за эквайринг. У некоторых банков, обслуживающих предпринимателей, для этого есть специальные предложения со сниженным процентом для общепита без ограничений по обороту. Такие условия приводят к значительной экономии каждый месяц.

«Мы платили 2% с каждой покупки картой, это довольно много, – делится предпринимательница. – Но когда решили подключить новый терминал и начали изучать предложения на сайте, выяснили, что ставка для общепита ниже – 1,5%. И оказывается, такая ставка действовала уже полгода. Тут важно отметить, что банк не применяет пониженную ставку автоматически: нужно самим об этом просить и сразу оплатить годовое обслуживание счета. В итоге это выгоднее: так как вы платите за 12 месяцев по цене 10».

«С первого взгляда кажется, что эта та статья расходов, на которую нельзя повлиять, – рассказывает Гульхан Канапина об аналогичном опыте в Казахстане. – Но при отслеживании работы на кассе я поняла, что сотрудникам часто лень вручную вводить сумму на терминале, который соответствует банку клиента, проще воспользоваться установленным по умолчанию Kaspi Bank. А у них процент за проведение операции гораздо выше – 2,3% за карты другого банка, тогда как в соответствующем банке это 0,95–1,2%. Беседа с кассиром и регламентирование таких моментов значительно снижает расход на комиссию».

Это статья, которая занимает одно из первых мест по расходам для кофейни. Поэтому правильно выстроенная иерархия поможет избежать лишних затрат. Например, при грамотном обучении сотрудников бара и зала некоторые кофейни могут опустить должность администратора. При таком подходе возникающие проблемы с гостями решают компетентные в этом вопросе бариста, а операционные процессы ложатся на управляющего.

Отслеживание продуктивности персонала также помогает в оптимизации расходов. Этот показатель можно рассчитать, разделив количество транзакций на количество отработанных часов. По мнению Гульхан Канапиной, процент продуктивности помогает не выводить лишних сотрудников на смену, при этом в моменте иметь в зале достаточное количество бариста для качественного и быстрого обслуживания гостей.

Обратная связь от работников кофейни играет важную роль в оптимизации расходов. Иногда персонал просто не знает, как правильно работать с новыми для них инструментами, что может привести к необоснованным расходам или нерациональному использованию ресурсов.

Например, вы заказываете резиновые перчатки за 34 ₽, а сотрудники клининга говорят вам, что те рвутся каждый день. В таком случае стоит прислушаться и заказать перчатки качественнее, за 93 ₽, которых хватит на неделю.

Важно также учитывать, на каком языке говорить с персоналом. «Для техперсонала из Узбекистана мы продублировали инструкцию по мытью посуды на узбекском, чтобы избежать непонимания по части использования профессиональных средств. Это помогло значительно сократить их перерасход», – рассказывает управляющая кофейней из Санкт-Петербурга.

О важности коммуникации с сотрудниками говорит и Гульхан Канапина: «Когда в кофейне налажена обратная связь, можно предотвратить расходы из-за неисправности оборудования. Если сотрудники вовремя заметят проблему и сообщат о ней, можно быстро починить, подправить. Риск затрат на существенный ремонт или замену техники в таком случае значительно снижается».

Оптимизация – это не экономия, а рациональное распределение бюджета. Основными областями оптимизации эксперты называют заказы и запасы, эквайринг, а также затраты на персонал.

При грамотном подходе можно потратиться на зарплату закупщика или заказ большего объема товара, но значительно сэкономить в его стоимости. Важно обращать внимание и на качество инструментов: иногда выгоднее приобрести тот инвентарь, который стоит дороже, но прослужит дольше дешевого. При работе с персоналом можно вложиться в прокачку софт скилов бариста и отказаться от работы администратора.