Как чек-лист помог вашему бизнесу?
Упростил контроль над процессами, сделал работу более слаженной, а вхождение новых сотрудников – более мягким.

Чем руководствовались при создании?
Нашими принципами работы, четкостью формулировок, последовательностью действий – продумывали каждый шаг.


Какие плюсы от его использования вы заметили?
Сотрудникам легче воспринимать и запоминать информацию, когда она всегда под рукой. Соответственно, организация труда стала гораздо проще.

Есть ли минусы у чек-листа?
Со временем он становится обыденностью. Сотрудники ставят отметки машинально, иногда даже не выполняя пункты. Поэтому руководству нужно следить за четкой реализацией задач и регулярно обновлять информацию.

Чек-лист – это проверочный список действий, необходимый для выполнения задачи или достижения определенной цели. Обычно он нужен для того, чтобы удостовериться, все ли шаги выполнены верно и выполнены ли вообще. По мнению Анны Канцыревой, совладелицы ярославской кофейни «Утро», чек-листы упрощают контроль руководителям и дисциплинируют весь персонал. Помимо этого, с таким списком дел проще донести информацию и грамотно распределить время.

Часто вспомогательные материалы называют не только чек-листами, но и гайдами или памятками. Иногда они могут быть короткими и лаконичными, иногда – с подробными объяснениями каждого шага. Кофейня «Утро» предпочитает подробно описывать каждый процесс. Благодаря этому новым сотрудникам легче адаптироваться, так как есть подсказки и пояснения.

В «Утре» в создании чек-листа участвует вся команда – около 30 человек. «Чек-листы настолько плотно засели в жизни персонала, что без них сложно работать, – делится Юлия Морозова, управляющая кофейни. – Людям интересно взглянуть и помочь с доработками, так как грамотно составленный гайд – это в первую очередь их удобство. Если вы хотите вовлечь сотрудников, нужно объяснить им, для чего нужны чек-листы, наглядно показать их удобство и всегда давать обратную связь».

«С самого начала работы кофейни мы поняли, что необходимо создать единые стандарты для сотрудников, – делится Анна. – Это особенно важно для новичков, чтобы они быстрее обучались и адаптировались. В первую очередь создали чек-лист на открытие и закрытие кофейни. Это упростило процесс соблюдения всех важных для нас норм и правил. Далее появились чек-листы для клининга и кухни, а недавно мы создали чек-лист для заказа продуктов у поставщиков. Так у любого сотрудника есть возможность быстро сориентироваться и выбрать все необходимое, даже если ему приходится делать это впервые».

Сервисный чек-лист в «Утре», помимо списка задач, включает в себя балльную систему – пункты без баллов обязательные, пункты с баллами являются дополнительными проявлениями сервиса и заслуживают отдельного внимания и поощрения.

Анна отметила, что создание чек-листов – процесс небыстрый. В кофейне их вводили постепенно, постоянно корректировали и дополняли. Каждое действие проверяли на практике, чтобы руководствоваться собственным наработанным опытом.
Например, на создание чек-листа по уборке ушло около недели. Сначала менеджерский состав кофейни вживался в роль человека, которому предназначен чек-лист. Так получили базовый список задач, затем дополняли его собственным видением: что нужно выполнять, чтобы улучшить рабочие процессы. А вот сервисные чек-листы заняли порядка 2 недель, так как была необходимость стратегических сессий и разговоров с каждым сотрудником. Также к созданию привлекли специалиста по сервису и обучению сотрудников ресторанов. Все чек-листы регулярно обновляют в соответствии с изменениями внешних и внутренних факторов, которые влияют на работу кофейни.

«Еще один значимый плюс чек-листов в том, что всегда можно вывести статистику, – говорит Юлия. – Если кто-то делает больше остальных, его обязательно нужно поблагодарить. Когда сотрудник получает удовольствие и одобрение, ему будет хотеться, чтобы остальные тоже делали чуть больше и качественней. Мы делаем таких людей наставниками для стажеров, а также говорим о заслугах перед уже состоявшимся коллективом. Это естественный рост персонала».

Совет от Анны Канцыревой для владельцев кофеен, которые только планируют создавать чек-лист: «В первую очередь обозначьте ценности, миссию и приоритеты вашего бизнеса – это будет основа материала. Затем запишите моменты, соблюдение которых вы хотите видеть в работе своего заведения. Распределите их по должностям, позициям или иным способом, принятым в вашей компании».