Мы спросили у владельцев кофеен, какие электронные сервисы помогают работе их заведений, и собрали список полезных программ и приложений. Рассказываем, чем эти сервисы удобны, какие у них недостатки и сколько приходится за них платить.

CRM-система (англ. Customer Relationship Management) помогает автоматизировать и упростить рутину управления заведением, например отправлять чеки в налоговые органы, следить за поступлением и расходом продуктов, рассчитывать себестоимость блюд и напитков, получать аналитику, следить за рабочим временем сотрудников.

R_Keeper – одна из самых популярных российских CRM-систем: если верить официальному сайту компании, то ее приложением пользуются уже 65 тыс. ресторанов, кафе и кофеен в России, среди которых есть и крупные проекты.

Решение R_Keeper состоит из модулей, и владелец бизнеса может собрать нужный ему комплект в соответствии со своими потребностями, в том числе и для сети из нескольких заведений или франшизы. Например, в небольшой кофейне получится обойтись без модуля бронирования столиков и мобильного приложения для официантов, позволяющего сразу передавать заказ на кухню. Также к сервису можно подключить кассовую станцию, сканер штрихкодов и электронные весы. Инструмент поддерживает передачу данных в ЕГАИС и ОФД.

Цена обслуживания зависит от функционала. За бессрочный доступ к сервису с собственным набором модулей придется заплатить 132 тыс. ₽. Самый бюджетный вариант – тариф Lite — предполагает оплату 1 500 ₽ в месяц. Он подойдет для кофе-поинтов. Подобрать нужный комплект модулей и определиться с тарифом поможет менеджер компании.

Несмотря на популярность R_Keeper, отзывы на него неоднозначные. Клиенты жалуются на плохую техподдержку: до заключения контракта менеджеры по продажам сами звонят предпринимателям, но как только клиент оплатит доступ к R_Keeper, связаться с представителями сервиса для решения проблем становится сложно.

Так, не слишком доволен сервисом основатель кофейни Daily Green Михаил Казачек. «Мы пользуемся R_Keeper уже три года и до сих пор с ним не разобрались. Никто его не может до конца настроить, и даже когда звонишь в службу поддержки, они там тоже не всегда понимают, что происходит. Какие-то бэк-офисы, которые обслуживают другие бэк-офисы… Я просил даже, чтобы приехал кто-то из компании и все нам настроил. Я готов был заплатить, я не хочу обучаться работать в этой программе, мне и так хватает знаний. Но такой услуги у R_Keeper нет».

При этом переходить на сервис-конкурент предприниматель не торопится: он рассказывает, что его друзья в своем заведении используют Iiko, но тоже жалуются на похожие проблемы. Кроме того, другой сервис обойдется дороже, чем R_Keeper, за который в Daily Green платят порядка 50 тыс. ₽ в год.

Iiko – еще одна система автоматизации и управления общепитом. Ее используют более 50 тыс. заведений. Основные функции – онлайн-касса с программой приема заказов, учет финансов, контроль персонала. В этой CRM-системе тоже можно добавить нужные модули, например подключить доставку, программу лояльности или систему депозитов для корпоративных сотрудников. Но за каждый модуль нужно доплачивать отдельно. Самый простой тариф стоит 1 295 ₽ в месяц.

Также клиентам Iiko доступны автоматические отправка документов об алкоголе в ЕГАИС, составление отчетов и формирование заказов поставщикам – сервис сам прогнозирует продажи на основе уже собранных им данных о работе заведения.

Система автоматизации ресторанного бизнеса Yuma подойдет и кофейням. В сервис входят онлайн-касса, управление складом, маркетинговая платформа для увеличения среднего чека, мобильные приложения для сотрудников и клиентов, сайт для заведения. Можно подключить программу лояльности и скидки, которые будут появляться в определенное время, например на выпечку по вечерам. Есть интеграция с оператором фискальных данных и ЕГАИС. Можно отслеживать аналитику – все данные отображаются в виде графиков, а также контролировать рабочее время сотрудников – они сами отмечают в приложении начало и окончание рабочего дня и перерывы.

До недавнего времени система поддерживалась только на Windows и Android, но сейчас есть решение уже и для Apple. Правда, пользователи называют программу нестабильной – она часто выдает ошибки.

Система тоже собирается из модулей – их здесь называют компонентами. Базовый набор из кассовой программы и бэк-офиса обойдется в 32 тыс. ₽ в год. За сайт придется доплатить еще 18 тыс.

Это система управления малым бизнесом, которая также подойдет кофейням. Главные функции «Контур.Маркета» – касса, ОФД, учет, работа с клиентами и персоналом, анализ показателей. Также есть автоматический учет алкоголя и других подконтрольных товаров, возможность вести электронный документооборот с поставщиками, отслеживать поставки, получать электронные чаевые. Тариф «Базовый» для общепита обойдется в 10 тыс. ₽ в год. За дополнительные модули нужно доплачивать: за программу лояльности – 7 100 ₽, за учет алкоголя – 3 500 ₽ за год. Ежемесячного тарифа у «Контур.Маркета» нет.

«Контур.Маркетом» пользуются в московской кофейне «Кода». Ее сооснователь Даниил Дымшиц рассказывает, что система его полностью устраивает: «Здесь есть все, что нужно: интернет-бухгалтерия “Эльба”, электронный документооборот “Диадок”, касса от “Контура”, “Контур.Маркет”, чтобы вести товароучет».

Все это – продукты компании «СКБ Контур» – разработчика онлайн-сервисов для бухгалтерии и бизнеса. Преимуществами системы Дымшиц называет как раз то, что все компоненты системы работают слаженно: «Когда все в одном месте, это нереально экономит силы. Скажем, ты заказал пиво, быстро завел накладную в “Диадоке”, она автоматически подтянулась в “Маркет” и кассу. Пиво приехало – через контуровские сервисы подачи алкодеклараций мы их отправили в один клик. При нашем объеме правильным решением стало ничего не городить самостоятельно, а пойти к тем, кто все уже сделал в одном окне».

DocsInBox – система автоматизации документооборота с поставщиками для ресторанного бизнеса, в том числе и для кофеен. DocsInBox умеет автоматически формировать накладные на поставки, отправлять данные об алкоголе в контролирующие органы, хранить документы. Систему можно интегрировать в Iiko или R_Keeper. При разовой оплате использование обойдется в 5 490 ₽ в месяц, а если заплатить сразу за год – в 4 158 ₽ в месяц.

10Cups – это программа лояльности в мобильном приложении, заменяющая бумажные карточки: если раньше нужно было носить такую карточку с собой и отмечать купленные напитки, чтобы потом получить один бесплатно, теперь это можно делать в 10Cups. Приложение работает по QR-коду, который гость должен показывать на кассе. Предприниматель может сам настроить частоту, с которой гости будут получать бонусы, например, сделать каждый десятый напиток бесплатным или давать скидку 50% на каждую третью чашку кофе.

Михаил Казачек из Daily Green говорит, что ему в 10Cups понравилось то, что программа работает сама по себе – ее не обязательно интегрировать, например, с CRM. Это удобно для небольших заведений, которые хотят сформировать свой круг постоянных клиентов. Стоимость обслуживания в 10Cups зависит от количества пользователей. В Daily Green за нее платят от 500 до 1 000 ₽ в месяц.

Мобильное приложение «Попути.Кофе» помогает автомобилистам, решившим выпить чашку кофе в дороге. В приложении пользователи могут видеть, какие кофейни находятся у них на пути, заранее заказать напиток, и бариста вынесет его к машине по достижении кофейни.

Потенциальные пользователи приложения – это также велосипедисты и спешащие пешеходы, но Михаил Казачек из Daily Green говорит, что обычно это все же водители: «Примерно раз в неделю приезжают ребята на каком-нибудь “Мини Купере”, мы им выносим два стаканчика кофе, и они едут дальше».

Приложение подойдет только для кофеен, которые, как Daily Green, расположены рядом с дорогами – на первых этажах отдельно стоящих зданий. Не стоит подключаться к программе, если кофейня находится в торговом или бизнес-центре или рядом нет парковочных мест и участков дороги, где разрешено останавливаться.

Программа Clockster позволяет вести учет отработанного сотрудниками времени с помощью их геопозиции на мобильном устройстве. Руководитель может настроить точку, а Clockster будет учитывать рабочее время только тогда, когда сотрудники находятся в небольшом радиусе от нее. Это важное преимущество: во многих программах работники сами отмечают начало рабочего времени и могут скрывать опоздания.

Правда, как говорит Михаил Казачек, в центре Москвы сейчас с этим могут быть проблемы из-за сбоев в работе геолокационных сервисов. В Clockster также можно настроить контроль с помощью селфи-отметок, составлять рабочее расписание и чек-листы с задачами, рассчитывать зарплату.

Полезная функция – можно настроить поминутную оплату и таким образом избежать штрафов для сотрудников. «Мне не хотелось увольнять сотрудника, который часто опаздывал, и вводить штрафы. Мы стараемся придерживаться френдли-формата работы с командой, а не превращаться в сетевой общепит. Мы нашли эту программу, и она начала рассчитывать рабочее время не со штрафом, а с недоплатой: приложение фиксирует, что сотрудник опоздал на 43 минуты, и он получает меньше. При этом у него не будет обиды на начальство», – отмечает Казачек.

Connecteam – единственный сервис в нашей подборке, который был разработан компанией не из стран СНГ. Несмотря на то что многие западные приложения и программы больше невозможно использовать и оплачивать в России, Connecteam пока продолжает работать. Его используют в московском велокафе «Вираж». Для малого бизнеса сервис работает бесплатно и позволяет создавать диджитал чек-листы, расписание для сотрудников и поддерживает тайм-клок для фиксирования рабочих часов.