Поставщики отвечают за товары, которые кофейня продает или использует для создания собственного продукта. Это может быть чай и кофе, классическое и альтернативное молоко, продукты, выпечка и десерты, а также вода и различные расходники вроде стаканов и прочей упаковки.

«От работы поставщика зависит наша выручка. В первую очередь потому что все, что мы продаем, мы сначала покупаем. А без поставок нам нечего продавать», – объясняет Иван Игонин, основатель кофейни Cannibal Coffee.

Характеристики поставляемых товаров формируют характеристики итогового продукта, например цену и вкусовые качества, а бесперебойность поставок позволяет минимизировать форс-мажоры. Поэтому поставки – важный этап работы кофейни.

Прозрачное ценообразование. Для заказчика важно понимать, как формируется цена на товар: никто не заинтересован в переплате. Понимание становится основой доверительных отношений.
«В кризис мы очень часто сталкиваемся со спекулятивными, необоснованными повышениями и чаще всего их не принимаем. Хорошим инструментом для работы с повышениями является наличие альтернативных поставщиков на каждый товар. В этом случае всегда есть возможность получить альтернативное предложение и выбрать оптимальный для себя вариант, – отмечает Алексей Семенов, руководитель отдела цепочек поставок сети кофеен Cofix. – Но, к сожалению, по определенным товарам может быть проблематично найти нескольких поставщиков из-за уникальных свойств или специфики». Такая ситуация, к примеру, сложилась в последнее время с тониками в связи с уходом Schweppes с российского рынка: кофейням необходимо найти замену, что довольно проблематично из-за цены крафтовых аналогов.

Скорость и пунктуальность – значимый плюс любого поставщика. Некоторые из них, как рассказывают эксперты, осуществляют доставку даже в день заказа или на следующий.

Отсрочка платежа. Для небольших проектов возможность постоплаты может играть важную роль при выборе поставщика. Часто это помогает ускорить процессы. «Если поставщики отгружают товар только после факта получения денежных средств, на это уходит дополнительный день, – объясняет Иван Игонин. – Но с некоторыми покупателями работает только этот вариант – знаю случаи, когда люди набирают много товара и долго за него расплачиваются. Для поставщиков это тоже плохо».

Однако, как заметили многие эксперты, в текущей экономической ситуации большинство компаний перешли на работу по предоплате. «Это спровоцировало множество трудностей для кофеен: помимо требования в кратчайшие сроки погасить дебиторскую задолженность по ранее полученным товарам, заведениям нужно было продолжать закупать их уже по новым ценам на условиях предоплаты», – говорит сооснователь кофейни и обжарочного цеха «Кооператив Черный» Артем Темиров.

Отзывчивость. Готовность искать компромиссы и понимание в случае непредвиденных обстоятельств – важные факторы для комфортной работы и поставщика, и кофейни. Как отметил Денис Щербина, сооснователь кофейни «Смена» в Санкт-Петербурге, умение войти в положение партнера должно быть с обеих сторон процесса.

Большой или маленький поставщик. На рынке множество разных компаний: есть совсем небольшие бизнесы и более крупные игроки, также как и есть те, кто поставляет один продукт, и те, кто предлагает различные комплексные решения. При управлении кофейней возникает вопрос, с кем работать лучше. Единого ответа не оказалось, у каждого из вариантов есть свои плюсы и минусы.

Егор Невейкин, основатель и идеолог компании по обжарке кофе Rockets Coffee и кофейного мультипространства Rockets Concept Store, делится мыслями о плюсах больших поставщиков: «Они часто предлагают комплексные решения – например, поставляют и зерно, и оборудование. Помимо этого, могут помогать с обучением персонала и выбором сырья. Это может быть интересно, например, начинающим предпринимателям или когда есть потребность в быстром запуске».

Поставщик с комплексным решением не обязательно производит все свои товары сам: чаще он выступает дистрибьютором чего-либо в дополнение к своему основному продукту. В таком случае это может быть выигрышно как для кофейни (чем меньше подрядчиков, тем проще процесс закупок), так и для самого поставщика, так как такая модель позволяет увеличить заработок.

«Большой поставщик – большая надежность, – считает Анастасия Годунова, бренд-шеф по кофе Lucky Group, совладелица кафе «Энергия» и основатель бюро по консалтингу «Незабудка». – У маленьких компаний часто возникают проблемы и непредвиденные обстоятельства, которые влияют и на мой бизнес в конечном итоге. Самый яркий пример – это логистика: с ней постоянно проблемы – то они курьера не туда отправляют, то еще что-то».

Но есть у небольших компаний и свои плюсы. «Как правило, маленькие компании с бóльшим трепетом относятся к своим клиентам, – считает Петр Степанов, старший менеджер компании Sample Coffee. – Они дорожат ими сильнее, чем крупные». Также у первых наблюдается больше гибкости. «Нужно понимать, что большой поставщик вряд ли пойдет на то, чтобы делать для вас какой-то специальный бленд по запросу или обжаривать очень маленькую партию кофе», – предупреждает Артем Темиров.

Большинство экспертов обратили внимание на то, что лучшая модель отношений – это партнерские, даже почти дружеские. По их словам, это может принести пользу обеим сторонам.

«Стоит выстраивать именно партнерские отношения. В таком случае клиент может рассчитывать на скидку, а поставщик – на лояльность. Для последних тоже это важно: есть вероятность, что клиент (а далее – партнер) вас не покинет», – объяснил Петр Степанов из Sample Coffee.

Некоторые компании предпочитают знакомиться с клиентами и их проектами лично. Это позволяет больше узнать о требованиях заказчика и о том, как продукт показывает себя в работе. Так делают, например, в Air Tokyo: sales-менеджер компании Денис Басов часто бывает в кофейнях-партнерах, где представлен матча бренда.

Но это не универсальный рецепт – владельцам небольших бизнесов порой необходимо минимальное взаимодействие с поставщиками. «Мне важно получить цену, ассортимент, визуальную часть – и этого достаточно, – говорит основатель кофейни Cannibal Coffee Иван Игонин. – Не нужно часто звонить и напоминать о себе. Потому что изо дня в день поступает огромное количество информации и каждому отвечать устаешь. Я не очень крупный игрок на рынке, нет большой команды: есть бариста, персонал, а за все остальное отвечаю я сам».

Коммуникация – процесс двусторонний. Обсудили с поставщиками, что им важно при работе с кофейнями.

Смотреть в одну сторону. «Нам важно, чтобы наши ценности и ценности заказчика совпадали. А для нас важно – натуральный, вкусный и полезный продукт и, как следствие, качественная кофейная чашка для потребителя», – рассказывает Анна Васильева, исполнительный директор Plan+b.

Сроки. Как и заказчики, поставщики со своей стороны заинтересованы в соблюдении сроков. Своевременные заявки и оплата, а также следование остальным договоренностям влияют на течение всех внутренних процессов производства. Для части продукции (например, для десертов или молока) это играет особенно важную роль из-за сроков хранения.

Больше деталей. Поставщики предпочитают лучше знать своих клиентов – это делает работу проще, позволяет учесть все нюансы. «В идеале – чтобы заказчик присылал всю информацию о своем заведении подробно, особенно если это его первый заказ. А именно – где происходит разгрузка, кому звонить в случае чего, – объясняет Алексей Золотарев, шеф-кондитер Bright Kitchen, сервиса по производству и доставке десертов и выпечки. – Так, водитель, доставляющий заказы, не будет тратить ни свое, ни чужое время».

Обратная связь. Отзывы заказчика, причем как положительные, так и отрицательные, помогают поставщикам корректировать свою работу и на уровне продукта, и в части логистики. «Мы готовы помогать. Если заказчик скажет нам, что у него что-то не получается, мы с удовольствием поможем ему решить проблему, – уверяет Денис Басов. – Любая обратная связь для нас – возможность вырасти, а стратегия win-win – самый комфортный сценарий».

Об обратной связи упоминает и Руслан Шульга, обжарщик Silky Drum, описывая свое видение взаимоотношений с заказчиком: «Идеальная модель включает в себя постоянные заказы, своевременную оплату и обратную связь». Он уверен: чтобы выстроить работающую модель, не нужно много ума. Одна сторона делает хорошо свою работу, другая сторона – свою. Оба от этого выигрывают.

Производители растительного молока Plan+B также подчеркивают значимость сотрудничества и обратной связи. «Совместная работа с заказчиком поможет нам поднять уровень экспертизы как отдельного продукта растительного молока, так и рынка в целом, – говорит Анна Васильева. – А это даст клиентам хороший сервис и вкусный полезный продукт». Сейчас компания планирует расширять возможности по обучению бариста работе с молоком бренда и улучшать коммуникацию с клиентом и потребителем.

Партнерская коммуникация. Большинство опрошенных нами экспертов придерживаются мнения о том, что во взаимоотношениях важно уметь идти навстречу, искать компромиссы и давать качественную обратную связь.

Больше контакта. Чем лучше вы знаете своего партнера, тем легче будет складываться работа с ним и его продуктом. Сведение на нет живого общения и работа только в рамках заказов и чеков, скорее всего, не поможет ни одной из сторон в развитии.

Стратегия win-win. Стоит помнить, что, помогая партнеру развивать его бизнес, вы улучшаете и свой. Помощь может заключаться в глубоком анализе требований партнера и совместном решении проблем.